5 ขั้นตอน จัดปาร์ตี้บริษัท จัดงานเลี้ยงบริษัท
ให้ประหยัด คุ้มค่าและน่าประทับใจ
5 Process to make Office Party
จัดปาร์ตี้บริษัท เป็นอีก 1 วิธีในการเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างทีมงาน เพิ่มขวัญกำลังใจ และสร้างความทรงจำร่วมกันที่ดี แต่หลายครั้งงบประมาณก็เป็นปัจจัยที่ต้องคำนึงถึง หากคุณกำลังมองหาวิธีจัดปาร์ตี้ที่ไม่เพียงแค่สนุกแต่ยังประหยัดงบและคุ้มค่า
วันนี้ THEMECHITECT ขอนำเสนอ 5 ขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้คนที่มีหน้าที่ดูแลการ จัดปาร์ตี้ การจัดงานเลี้ยง งานสัมนาบริษัท สามารถจัดงานได้อย่างรวดเร็ว ประหยัด คุ้มค่าและน่าประทับใจ
บริการจาก THEMEchitect
เลือกใช้ได้ตามความต้องการของงานอีเวนต์หรือโอกาสพิเศษ
1. กำหนดจุดประสงค์ของงาน
การจัดงานของบริษัทนั้นจำเป็นต้องมีการวางแผนและจัดการในทุกทุกเรื่องเพราะค่าใช้จ่ายทุกบาททุกสตางค์เป็นของ บริษัทต้องรับรู้ มีเหตุผล มีที่มาที่ไป รวมไปถึงการทำงานซึ่งเป็นการร่วมกันของคนหมู่มาก เพราะเป็นทำงานรวมกันของหลายแผนก ดังนั้นการกำหนดว่าอะไรที่เป็นจุดสำคัญของการจัดงานนั้นสำคัญมาก จุดประสงค์ของงานจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนต้องเห็นพ้องเป็นเรื่องเดียวกันต้องชัดเจน
ตัวอย่างของจุดประสงค์ของงาน
✔ งานเปิดตัวสินค้า งานโชว์สอนค้า งานแสดงสินค้า
✔ งานขายสินค้า
✔ งานสัมนา จัดเลี้ยงสัมนา งานประชุม งานเลี้ยงประชุม
✔ งานสังสรรค์บริษัท งานปีใหม่บริษัท งานวันเกิดบริษัท งานเลี้ยงแผนก
✔ งานวันเกิดผู้บริหาร งานวันเกิดพนักงาน งานวันเกิดลูกค้า
✔ งานแสดงความยินดีผู้บริหาร งานแสดงความยินดีพนักงาน งานแสดงความยินดีลูกค้า
✔ งานเลี้ยงขอบคุณ งานเลี้ยงขอบคุณลูกค้า
✔ งานอำลา งานเลี้ยงเกษียณ
✔ เวิร์คชอป Workshop
นอกจากนี้ เราต้องกำหนดว่าในงานมีกิจกรรมอะไรบ้าง และมีวิธีการนำเสนออย่างไร ตัวอย่างกิจกรรมภายในงาน
✔ พิธีเปิดงาน
✔ การแสดงโชว์
✔ การแสดงดนตรี ดนตรีสด
✔ การเซอร์ไพรส์ เช่น การมอบเค้ก การมอบดอกไม้ การมอบสินค้า
✔ แจกรางวัล
✔ บรรยาย สัมมนา
2. วางแผนอย่างรอบคอบ
การวางแผนที่ดี
เป็นกุญแจสำคัญในการประหยัดงบ ประเมินจำนวนแขกที่คาดว่าจะมาร่วมงาน และตั้งงบประมาณสำหรับแต่ละส่วน เช่น สถานที่ อาหาร เครื่องดื่ม กิจกรรม และของขวัญ การทำรายการค่าใช้จ่ายอย่างละเอียดจะช่วยให้สามารถปรับแต่งให้เหมาะสมกับงบประมาณและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
เคล็ดลับ: ลองเลือกจัดงานในช่วงเวลาที่ไม่เป็นช่วงพีคของสถานที่ เช่น จัดกลางสัปดาห์ หรือช่วงบ่าย เพื่อขอลดราคาค่าสถานที่
เลือกสถานที่ที่คุ้มค่า
หากงบประมาณจำกัด การเลือกสถานที่ที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญ ลองหาสถานที่ที่มีบริการครบวงจร เช่น สถานที่ที่รวมอาหารและเครื่องดื่มในราคาค่าเช่าหรือเลือกสถานที่ในบริษัทที่สามารถจัดงานได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าเช่าสถานที่ได้มาก
เคล็ดลับ: สถานที่ที่มีบรรยากาศดีอยู่แล้วจะช่วยลดการตกแต่ง และหากเลือกสถานที่กลางแจ้ง อาจไม่ต้องเสียค่าเช่าเพิ่มเลยก็ได้
จัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่มแบบเรียบง่ายแต่มีคุณภาพ
การจัดอาหารและเครื่องดื่มให้ตรงกับความต้องการของผู้ร่วมงานโดยไม่จำเป็นต้องหรูหราเกินไปช่วยประหยัดงบได้มาก ลองพิจารณาการจัดแบบบุฟเฟ่ต์ที่ให้ผู้เข้าร่วมเลือกอาหารเอง หรือตั้งโซนของว่างแทนการจัดมื้ออาหารเต็มรูปแบบ
เคล็ดลับ: หากต้องการประหยัดอีกขั้น ลองพิจารณาการจัดเลี้ยงด้วยอาหารจากร้านค้าในท้องถิ่นที่มีราคาไม่แพงและให้คุณภาพดี
สร้างกิจกรรมที่สนุกโดยไม่ต้องเสียเงินมาก
ไม่จำเป็นต้องจ้างนักแสดงหรือดีเจมืออาชีพเสมอไป ลองสร้างกิจกรรมง่ายๆ ที่เน้นการมีส่วนร่วมของพนักงาน เช่น เกมสนุกๆ หรือการประกวดร้องเพลงในบริษัท กิจกรรมที่มีความสร้างสรรค์แต่ไม่ต้องใช้งบมากก็สามารถสร้างความประทับใจได้
เคล็ดลับ: ใช้ทักษะและความสามารถของพนักงาน เช่น ให้พนักงานที่มีความสามารถในการแสดงหรือร้องเพลงมาโชว์ในงาน
กิจกรรมในปาร์ตี้บริษัทไม่จำเป็นต้องใช้งบประมาณสูง ก็สามารถสนุกและสร้างความประทับใจได้ นี่คือตัวอย่างกิจกรรมที่สามารถจัดได้ง่ายๆ และไม่ต้องใช้งบมาก:
1. เกมตอบคำถามเกี่ยวกับบริษัท (Company Trivia)
เกมนี้ไม่เพียงแต่สนุกแต่ยังช่วยให้พนักงานได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท เช่น ประวัติการก่อตั้ง เป้าหมายทางธุรกิจ หรือเรื่องราวขำขันภายในบริษัท การตอบคำถามให้เร็วและถูกต้องที่สุดสามารถให้รางวัลเล็กๆ น้อยๆ เช่น บัตรของขวัญ
อุปกรณ์ที่ใช้: ไมโครโฟน บัตรคำถาม หรืออาจใช้แอปพลิเคชันตอบคำถามผ่านมือถือ
2. ประกวดแต่งกายตามธีม (Costume Contest)
กำหนดธีมการแต่งกายที่สนุกสนาน เช่น ธีมย้อนยุค ธีมภาพยนตร์ หรือธีมสีใดสีหนึ่ง ให้พนักงานแต่ละคนหรือแต่ละแผนกเข้าร่วมประกวด รางวัลอาจมอบให้กับคนที่แต่งตัวได้สร้างสรรค์ที่สุดหรือมีธีมกลุ่มที่เข้ากันได้ดี
อุปกรณ์ที่ใช้: รางวัลเล็กๆ เช่น ของชำร่วยหรือบัตรของขวัญ
3. การประกวดความสามารถพนักงาน (Talent Show)
เปิดเวทีให้พนักงานได้โชว์ความสามารถพิเศษ เช่น การร้องเพลง เต้น หรือแสดงมายากล เป็นกิจกรรมที่ช่วยสร้างความบันเทิงและให้ทุกคนได้แสดงศักยภาพที่นอกเหนือจากงานประจำ
อุปกรณ์ที่ใช้: เวทีเล็กๆ ไมโครโฟน ลำโพง
4. แลกของขวัญแบบจับฉลาก (Secret Santa)
เป็นเกมยอดนิยมที่พนักงานแต่ละคนจะจับฉลากเพื่อแลกของขวัญกับเพื่อนร่วมงานแบบสุ่ม งบประมาณสำหรับของขวัญอาจถูกกำหนดให้ไม่สูงเกินไป (เช่น 200-300 บาท) เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วม
อุปกรณ์ที่ใช้: ของขวัญเล็กๆ และถุงจับฉลาก
5. มอบรางวัลความสำเร็จสนุกๆ (Fun Awards)
จัดพิธีมอบรางวัลที่สนุกและไม่เป็นทางการ เช่น “รางวัลแต่งตัวเก๋ที่สุด” “รางวัลเข้าประชุมตรงเวลาเสมอ” หรือ “รางวัลเจ้านายขวัญใจ” เพื่อสร้างบรรยากาศผ่อนคลายและเสริมสร้างความสัมพันธ์ในทีม
อุปกรณ์ที่ใช้: ใบประกาศนียบัตรเล็กๆ หรือของรางวัลขำๆ
3. คิดธีม คอนเซป (Theme, Concept) ของงาน
สิ่งที่สำคัญถัดมาที่ขาดไม่ได้เลยคือการคิดธีมของงาน เพราะการคิดธีมก็ทำให้ทุกองค์ประกอบของงานออกมาเป็นเรื่องเดียวกัน และที่สำคัญคือทำให้คนจดจำงานได้ง่ายยิ่งขึ้น เป็นเอกลักษณ์ เป็นภาพจำ
การคิดธีมของงานนั้น ประกอบไปด้วยปัจจัยหลักดังนี้
✔ ธีมต้องเข้ากันกับจุดประสงค์ เช่น หากเราต้องการคิดธีมวันเกิดผู้บริหาร เราก็คงต้องไม่เลือกธีมบ้านผีสิง เราก็อาจเลือกธีมที่เป็นสิริมงคล เช่นธีมจีนเป็นต้น
✔ ธีมต้องเข้าใจง่าย ผู้มาร่วมงานสามารถคิดการแต่งตัวได้ง่าย
✔ ธีมต้องเหมาะสมกับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นในงาน เช่น งานแสดงสินค้าที่เป็นสินค้าที่เกี่ยวกับการแต่งหน้า ก็ไม่ควรเลือกธีม super hero เพราะจะขัดกับจุดประสงค์ของงาน ผู้ที่มาร่วมงานอาจจะต้องใส่หน้ากาก ทำให้ไม่สามารถเลือกทดลองสินค้าบนใบหน้าได้
✔ ธีมต้องเหมาะสมกับงบประมาณ หรืออาจจะเหมาะกับสินค้าของทางบริษัท เพื่อประหยัดงบในการหาองค์ประกอบ พร็อพในการจดงาน
✔ ธีมต้องเข้ากับสีสันหลักขององค์กรหรืองานนั้นๆด้วย
✔ ธีมต้องเป็นสิ่งที่คนในองค์กรหรือผู้ที่จะมาร่วมงานนั้นคุ้นเคย เพื่อช่วยให้สามารถคิดรายละเอียดพิธีกรได้อย่างสนุกสนาน
หลังจากนั้น ก็ใส่รายละเอียดพิธีกรของธีมลงไปในองค์ประกอบพิธีกรของงาน
✔ ก่อนถึงวันงาน – การ์ดเชิญ, โปสเตอร์, อาร์ทเวิร์ค, สื่อที่ใช้ในการโปรโมทพิธีกร
✔ วันงาน – ป้ายงาน, Backdrop, มุมถ่ายภาพ, ตกแต่งโต๊ะลงทะเบียน, ตกแต่งเวที, ซุ้มลูกโป่ง, ตกแต่งโต๊ะอาหาร, พร๊อพ, ตกแต่งซุ้มอาหาร, ตกแต่งโต๊ะของขวัญ
✔ สิ่งที่ได้จากงาน – ของรางวัล, ของขวัญ, ของชำร่วย
4. เลือกออแกไนเซอร์
เลือกออร์ไนเซอร์ให้เหมาะกับงานและจุดประสงค์ของงาน ซึ่งสามารถแบ่งบทบาทได้เป็น 3 ประเภท ดังนี้
1. One Stop Service – ทำทุกอย่างจากต้นจนปลาย คือตั้งแต่ประกอบร่างงาน คิด idea ประสานงานให้งานเกิด runคิววันงาน และรันงาน ทำทุกอย่างไปจนถึงจัดเก็บงาน ส่วนนี้เหมาะกันงานที่เกี่ยวเนื่องกับการทำงานเงินให้บริษัทหรือมีลูกค้าเข้ามาเกี่ยวข้อง เพราะการจัดงานเรามีโอกาสเพียงแค่วันเดียวและช่วงเดียวดังนั้น ทุกอย่างจะพลาดไม่ได้เลย ทุกอยากต้อง smooth ดังนั้นควรจะมี คนที่เป็นมืออาชีพจริงๆเข้ามาดูแล
2. Specialist – แบบนี้คือเป็น แบบ hybrid คือ อะไรที่บริษัทเราเก่งเราสามารถทำกันเองได้ แต่เราจะให้เค้าทำอะไรที่เราไม่เก่ง เพราะจุดที่สำคัญเราส่งให้มืออาชีพจัดการดีกว่า และส่วนเล็กๆน้อยๆ ถ้าดึงมาทำแล้วทำให้ลดค่าใช้จ่ายได้ ดึงมาทำ แต่ว่าต้องให้แน่ใจว่าจะไม่เสียเวลา จะคุ้มหากนำมาทำเองจริงๆ เพราะบางทีเวลาที่เราต้องเอไปใช้เพื่อ คุยกับลูกค้าขายของหรือว่าทำอะไรที่เป็นของบริษัทเพื่อจะหาเงินเข้าบริษัท เวลาพวกนั้น จะไม่มาเสียกันสิ่งเล็กๆน้อยๆ
3. Better Together – เป็นงานที่พนักงานร่วมกันทำ แต่ว่าใช้วิธีหา supplier เอง แล้วก็แบ่งกันประสานงาน งบก็จะน้อยลง และก็ทีมงานในบริษัทก็ทำตัวเป็น ผู้รับเหมาคือช่วยกันทำ ดังนั้นทีมเราต้องพร้อมที่จะประสานงาน ให้ช่างพิธีกร ที่มากันคนละทีม นั้นทำงานไปด้วยกันได้ เค้าจะไม่คุยกันเองเพราะเค้าไม่ได้ มาจากเจ้าเดียวกัน ดังนั้นต้องพร้อมรับมือกับตรงนี้ให้ดี ไม่อย่างนั้นจะมีโทษกันและทำงานทับเวลากันทำให้งานไม่สามารถสำเร็จไปได้
5. เก็บภาพและเก็บข้อมูล
การเก็บภาพและข้อมูลจากปาร์ตี้บริษัทเป็นวิธีที่ดีในการสร้างความทรงจำและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในอนาคตได้ ไม่ว่าจะเป็นการนำมาแชร์ภายในองค์กร หรือใช้เป็นสื่อประชาสัมพันธ์ในอนาคต นี่คือแนวทางในการเก็บภาพและข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
การเก็บภาพและเก็บข้อมูลของงานเป็นสิ่งสำคัญมาก ด้วยเหตุผลหลักต่อไปนี้
1. เป็นที่ระลึกของงาน สามารถส่งต่อเพื่อให้พนักงาน เอาไว้ดู แล้วรู้สึกถึงความสุขที่เราผ่านมาด้วยกัน
2. และเก็บไว้เพื่อใช้ในการนำเสนอพิธีกรในอนาคต
3. เพื่อใช้ในการประเมินงาน และเป็นประโยชน์ต่อการจัดงานในอนาคต เช่น สามารถเก็บไว้เป็นไอเดีย วิเคราะห์ข้อผิดพลาด พร้อมหาทางป้องกันแก้ไขได้สำหรับงานในอนาคต
4. เก็บไว้เพื่อเป็นฐานข้อมูลเพื่อในการทำสื่อโปรโมทงานครั้งถัดไป หรือใช้ในงานการสื่อสารองค์กรพิธีกร
5. เก็บเพื่อเป็นหลักฐานทางบัญชี
การจะเก็บความทรงจำได้ดีนั้นต้องคำนึงถึงอะไรบ้าง?
✔ แสงในงาน
✔ ความละเอียดของภาพ
✔ มุมมองที่จะจัดภาพได้ง่าย
✔ มุมมองที่ต้องการให้ภาพออกไป
✔ ต้องเก็บมาแล้วสามารถเรียกดูได้ เช่น เก็บแล้วเอาไปใช้ใน Social Media ของบริษัท การสื่อสารภายในองค์กรพิธีกรของบริษัท เช่น email, การติดบอร์ดประชาสัมพันธ์
ภาพที่ดีจะต้องเน้นให้สื่อสารถึงเรื่องราวดังนี้
✔ สื่อสารถึงชนิดของงาน
✔ สื่อสารถึงเรื่องราวที่ต้องการจะบอกเล่า ณวันงาน
✔ เหตุการรอบข้างในช่วงเวลานั้น
✔ ภาพคนหลายหลายกลุ่มและความรู้สึกของคนในงาน
✔ สำคัญที่สุด เก็บภาพที่ให้ประโยชน์ต่ออนาคตเช่น เลี้ยงพนักงาน ก็ต้องให้ดู
การจัดปาร์ตี้บริษัทให้ประหยัดและน่าประทับใจไม่ใช่เรื่องยาก หากวางแผนและเลือกใช้ทรัพยากรอย่างชาญฉลาด ด้วยขั้นตอนทั้ง 5 นี้ คุณจะสามารถสร้างความสนุกสนานและความประทับใจให้กับทีมได้ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องค่าใช้จ่ายเกินงบ
หรือคุณกำลังมองหาคนที่มีหน้าที่ดูแลการจัดปาร์ตี้ การจัดงานเลี้ยง งานสัมนาบริษัท Themechitect พร้อมให้คำแนะนำ